Diese Hinweise erklären, wie personenbezogene Daten auf Website, Kundenportal, Web-App und App verarbeitet werden.
Verantwortlich für eigene Verarbeitungen ist Niklas Graf, tätig unter der Bezeichnung Niklas Graf Digital Solutions, Dorfer Feld 4, 41751 Viersen, Deutschland. Kontakt: info@myteamzone.de.
Weitere gesetzlich erforderliche Anbieterangaben, insbesondere eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, werden ergänzt, sofern und sobald sie vorliegen. Eine öffentliche Telefonnummer wird nur angegeben, sofern sie für geschäftliche Kommunikation genutzt wird.
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere aufgerufene Seite, Zeitpunkt, technische Browser- und Geräteinformationen sowie gekürzte oder technisch notwendige Zugriffsdaten. Diese Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung der Website.
Nicht notwendige Analysefunktionen werden erst nach Einwilligung aktiviert. Nutzer können die Auswahl über die Datenschutzeinstellungen im Footer ändern. Eine Ablehnung ist ohne Nachteile möglich.
Bei öffentlicher Vereinsanlage und Checkout-Vorbereitung setzt MyTeamZone Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte missbräuchliche Zugriffe zu reduzieren. Der Sicherheitscheck dient der Missbrauchsprävention und wird nicht für Werbetracking durch MyTeamZone verwendet.
MyTeamZone nutzt ein eigenes, datensparsames Analytics-System im Adminportal. Ausgewertet werden Website-Aufrufe, Zeiträume, Bereiche und zentrale Button-Klicks, etwa "Kostenlos testen", "Demo anfragen", "Kundenportal", Kontakt und Rechtstexte. Es wird nicht festgehalten, welche konkrete Person die Website angesehen hat. Google Analytics, Meta Pixel oder externes Werbetracking werden nicht eingesetzt.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Zuordnung zum Verein und zur anschließenden Kommunikation.
Soweit Vereine, Mannschaften, Trainer oder sonstige berechtigte Nutzer personenbezogene Daten von Spielern, Eltern, Trainern, Betreuern oder weiteren Teammitgliedern innerhalb von MyTeamZone eingeben und verwalten, entscheiden grundsätzlich die jeweiligen Vereine bzw. Organisationen über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung. MyTeamZone stellt hierfür die technische Plattform bereit und verarbeitet diese Daten regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
Für eigene Zwecke, insbesondere Vertragsabwicklung, Zahlungsverwaltung, Sicherheit, Missbrauchsprävention und Betrieb der Website, verarbeitet MyTeamZone Daten als eigener Verantwortlicher.
Eine Registrierung erfolgt nur nach Einladung. Verarbeitet werden je nach Rolle insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Login- und Accountdaten, Vereins- und Mannschaftszuordnung, Rollen und Berechtigungen, Termine, Trainings, Anwesenheiten, Abmeldungen, Absagegründe, Beiträge, Abstimmungen, Dokumente, Uploads, Profilbilder, Mannschaftskassen- und Strafenkatalogdaten sowie technische Nutzungsdaten.
Nutzer können mehreren Vereinen, Sportarten oder Mannschaftskontexten zugeordnet sein. Wird ein Nutzer aus einem Verein entfernt, verliert er den Zugriff auf diesen Kontext; andere bestehende Kontexte bleiben erhalten.
Bei Jugendteams kann der Verein bzw. die berechtigte Mannschaftsverwaltung Eltern- oder Erziehungsberechtigtenkonten mit einem bestimmten Spielerprofil verknüpfen. Verknüpfte Elternkonten erhalten ausschließlich Zugriff auf ausgewählte Informationen des jeweils zugeordneten Kindes, insbesondere organisatorische Termine, Abmeldemöglichkeiten, Materialdienste, teaminterne Kommunikationsinhalte mit dem Trainerteam sowie eigene Kassen- oder Strafenkatalogstände des Kindes. Ein Zugriff auf Daten anderer Spieler besteht nicht.
Wenn ein Spieler volljährig wird, erfolgt derzeit keine automatische technische Umstellung. Die organisatorische Pflege der Rollen liegt beim Verein.
Die Kommunikation innerhalb von MyTeamZone ist rollen- und kontextbezogen ausgestaltet. Direktnachrichten zwischen Mannschaft und Spieler erfolgen nicht als verdeckte 1:1-Kommunikation, sondern als Chat zwischen dem Trainerteam der jeweiligen Mannschaft und einem bestimmten Spieler. Bei Jugendspielern mit verknüpftem Elternaccount können die verknüpften Elternkonten in diesen Kommunikationskontext einbezogen werden. Hierdurch soll eine transparente, nachvollziehbare und vereinsbezogene Kommunikation ermöglicht werden.
Profilbilder können freiwillig hochgeladen werden und sind nur in der App sichtbar; sie werden nicht in PDF-Exporte übernommen. Dokumente, Profilbilder sowie Chat-, Beitrags- und Trainingsbilder werden grundsätzlich in nicht öffentlichen Speicherbereichen abgelegt und nur über zeitlich begrenzte Zugriffe angezeigt. Vereinslogos können dagegen öffentlich abrufbar sein, soweit dies für die Darstellung des Vereinsauftritts erforderlich ist.
Chatbilder werden nach 30 Tagen technisch aus dem Chat-Speicher entfernt. Die zugehörige Nachricht kann ohne Bild bzw. mit einem Hinweis auf das entfernte Bild erhalten bleiben. Dokumente, Bild-Uploads und Freitexte dürfen keine rechtswidrigen, beleidigenden, diskriminierenden, ehrverletzenden, medizinischen oder sonst sensiblen Inhalte enthalten, sofern sie nicht für den konkreten Zweck erforderlich und rechtlich zulässig sind.
Trainings, Spiele, Termine, Anwesenheiten, Abmeldungen und Materialdienste werden vereins- und mannschaftsbezogen verarbeitet. Je nach Mannschaftseinstellung können Spieler Trainings oder Spiele über die App absagen. Dabei können allgemeine Gründe wie Krankheit, Arbeit/Schule, privater Termin oder Sonstiges verarbeitet werden. Bei Sonstiges kann ein kurzer Freitext ergänzt werden; sensible Details, Diagnosen oder ärztliche Informationen sollen dort nicht angegeben werden. Eltern sehen nur Materialdienste und organisatorische Informationen des verknüpften Kindes.
Die Funktion Strafenkatalog/Mannschaftskasse dient der teaminternen Kassen- und Regelverwaltung im Vereinskontext. Sichtbarkeiten sind rollenbasiert beschränkt: Trainer und Kassenwarte können die für die Verwaltung erforderlichen Einträge einsehen; Spieler sehen grundsätzlich nur ihren eigenen Stand; verknüpfte Elternkonten sehen nur den Stand des jeweils zugeordneten Kindes. Eine öffentliche Einsicht in personenbezogene Kassen- oder Strafenkatalogstände anderer Spieler ist nicht vorgesehen.
MyTeamZone ist nicht zur Verarbeitung medizinischer Diagnosen oder detaillierter Gesundheitsdaten bestimmt. Soweit ein Status wie "krank" oder "verletzt" genutzt wird, dient dieser ausschließlich der kurzfristigen organisatorischen Verfügbarkeitsplanung. Diagnosen, ärztliche Unterlagen oder nähere Gesundheitsangaben sollen nicht eingegeben werden. Der Status wird nach Ende des angegebenen Zeitraums gelöscht und nicht dauerhaft historisiert.
Push-Benachrichtigungen können bei neuen Terminen, Terminabsagen, neuen Abstimmungen oder Beiträgen, Materialdienst-Erinnerungen, neuen Kassen-/Strafenkatalogeinträgen und vergleichbaren organisatorischen Ereignissen versendet werden. Marketing-Pushes werden nicht verwendet. Pushes können über App- oder Geräteeinstellungen kontrolliert werden. Für die technische Zustellung wird Expo Push Notification Services eingesetzt.
E-Mails werden insbesondere für Passwort-Reset, Verlängerungshinweise an Vereinsadmins, Zahlungs- und Vertragsinformationen sowie ggf. Rechnungs- oder Kündigungsbestätigungen genutzt. Ein externer Newsletterdienst wird derzeit nicht eingesetzt.
Eingesetzt werden Supabase für Authentifizierung, Datenbank, Storage und Backend-Funktionen, Vercel für Website- und Frontend-Hosting, Stripe für Checkout, Kundenportal, Rechnungen und Zahlungsabwicklung, Cloudflare Turnstile für Bot- und Missbrauchsschutz bei öffentlicher Vereinsanlage und Checkout-Vorbereitung sowie Expo für Push-Benachrichtigungen. Details stehen in der Unterauftragnehmerliste.
Bei Vercel, Stripe, Cloudflare und Expo besteht ein USA-Bezug. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach den jeweils anwendbaren Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln und, soweit vom Anbieter angegeben, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.
Bei einer Bereitstellung über den Apple App Store oder Google Play Store können zusätzlich Daten durch Apple bzw. Google verarbeitet werden. Hierauf hat MyTeamZone nur begrenzten Einfluss. Diese Datenschutzhinweise werden bei einer Veröffentlichung in App Stores entsprechend ergänzt und aktualisiert.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Vertrag, Betrieb, Sicherheit, Abrechnung, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Nachweise erforderlich ist. Nach Kündigung wird der Vereinskontext deaktiviert. Vereine haben 12 Monate Zeit zur Reaktivierung; ohne Reaktivierung werden Vereinsdaten anschließend gelöscht. Frühere Löschung ist auf berechtigte Anfrage möglich.
Systemweite technische Backups dienen ausschließlich Betriebssicherheit und Wiederherstellung. Sie können neben Datenbankinhalten auch die für den jeweiligen Vereinskontext referenzierten Datei-Inhalte enthalten, zum Beispiel Profilbilder, Dokumente, Chatbilder, Beitragsbilder oder Trainingsbilder. Backups liegen in einem nicht öffentlichen Speicherbereich, sind nur für berechtigte Betreiber- bzw. Administrationszwecke zugänglich und werden nicht als manuelles Schattenarchiv einzelner Vereine genutzt.
Backups werden nur für einen begrenzten technischen Zeitraum vorgehalten, automatisiert überschrieben oder gelöscht und nur im erforderlichen Fall zur Wiederherstellung, Fehleranalyse, Sicherheit oder Erfüllung berechtigter Nachweise verwendet. Inhalte, die in der Produktivumgebung bereits gelöscht oder nach Ablauf einer Frist entfernt wurden, können vorübergehend noch in technischen Backups enthalten sein, bis diese turnusmäßig überschrieben oder gelöscht werden.
Betreiberzugriffe sind auf technische, administrative und supportbezogene Zwecke beschränkt. Chats, Trainingsinhalte, Fotos oder sonstige Detailinhalte aus dem Vereinsalltag werden nicht regulär eingesehen und nur soweit technisch, administrativ, sicherheitsbezogen oder supportbedingt erforderlich verarbeitet. In Supabase können technische Konto- und Administrationsdaten sichtbar sein, soweit dies für Betrieb, Support oder Sicherheit erforderlich ist.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit ein Verein Verantwortlicher ist, sollte die Anfrage zunächst an den jeweiligen Verein gerichtet werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Diese Datenschutzhinweise werden aktualisiert, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsform, App-Store-Verfügbarkeit oder rechtliche Anforderungen ändern.
